Zakup kasy fiskalnej

Informacje dla kupujących kasy fiskalne

Operację zakupu kasy fiskalnej można podzielić na kilka etapów. Należy wcześniej zaplanować zakup urządzenia, ponieważ cała opisana poniżej procedura trwa normalnie kilka dni.

Krok 1 Zgłoszenie do Urzędu Skarbowego

Kierujemy do urzędu skarbowego pisemne zgłoszenie o planowanej liczbie kas rejestrujących jakie zamierzamy wykorzystywać w prowadzeniu działalności i miejscu (adresie) ich używania. Zgłoszenie należy złożyć na piśmie przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania. Tekst zgłoszenia może mieć dowolną formę, ale powinno z niego wynikać czego dotyczy (treść), kto je składa (nadawca) oraz do kogo jest skierowane (adresat). Składając zgłoszenie w urzędzie skarbowym, powinniśmy dla pewności uzyskać potwierdzenie jego złożenia lub wysłać je listem poleconym (za zwrotnym poświadczeniem odbioru). Podatnicy, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę rejestrującą, mogą złożyć zgłoszenie na formularzu zawiadomienia o miejscu instalacji kasyrejestrującej. Pamiętajmy, że warto posiadać kasę rezerwową, bowiem w przypadku awarii kasy, przy braku kasy rezerwowej nie można prowadzić sprzedaży.

UWAGA!

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik obowiązany jest do ewidencjonowania obrotów i podatku przy zastosowaniu kasy rezerwowej, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, podatnik nie może prowadzić sprzedaży towarów.

Dlatego ważne jest przy pierwszym zakupie aby zdecydować czy będą Państwo kupowli również zastępczą kasę fiskalną. Należy pamiętać że odliczenie 90% ceny netto (nie więcej niż 700 zł) dotyczy wszystkich kas również zastępczych.

Krok 2 Wybór urządzenia

Na początku Klient przedstawia typ i zakres prowadzonej działalności i wymagania odnośnie urządzenia. Doradca naszego sklepu zaproponuje kilka rozwiązań i wskaże optymalne produkty dopasowane idealnie dla Państwa.

Krok 3 Programowanie kasy fiskalnej

Przedstawiają Państwo listę produktów (oraz stawek VAT), jakie powinny być zaprogramowane na kasie fiskalnej, nagłówek paragonu, ilość kasjerów obsługujących kasę, adres w który kasa będzie użytkowana. Nasz serwisant programuje kasę fiskalną.

Krok 4 Szkolenie

Serwisant naszej firmy prezentuje osobiście, a jeżeli zakup jest na odległoś przygotowujemy skróconą instrukcję obsługi kasy fiskalnej (krok po kroku - przykład w dziale do pobrania), w jaki sposób prowadzić sprzedaż na kasie fiskalnej, wykonywać raporty dobowe i okresowe, zmienić papier, oraz w jaki sposób radzić sobie z błędami popełnianymi w trakcie eksploatacji urządzenia.

Następnie otrzymują Państwo kasę zaprogramowaną i gotową do pracy, lecz w trybie szkoleniowym, czyli można wykonywać wszystkie operacje na kasie jak w trakcie normalnego użytkowania z tą różnicą, że sprzedaż taka nie jest rejestrowana w module fiskalnym, co oznacza, że paragony wystawione na tej kasie nie służą do rozliczeń z Urzędem Skarbowym

Ustalają Państwo razem z serwisem datę fiskalizacji kasy.

Krok 5 Fiskalizacja

Fiskalizacja kasy to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego. Fiskalizacji powinien dokonać prowadzący serwis kasy. Podatnik na kasie po jej ufiskalnieniu może prowadzić ewidencję tylko w trybie fiskalnym.

Krok 6 Po fiskalizacji

W terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy fakt ten należy zgłosić do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 133S) w celu uzyskania numeru ewidencyjnego kasy.
Numer ewidencyjny kasy nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości urzędu skarbowego. Numer ten wpisuje się do książki kasy i należy go nanieść trwale na obudowę kasy.

Krok 7 Odliczenie zakupu kasy

Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących ich terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup kasy rejestrującej w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Natomiast dla podatników, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami zwolnionymi od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, w art. 111 ust. 5 i § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2008 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących (Dz. U. Nr 228, poz. 1509) określono szczegółowe warunki dokonywania zwrotów części kwot wydatkowanych na zakup kas.

Jeżeli podatnik chce skorzystać z uprawnień dotyczących zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas musi spełnić kilka warunków, m.in.:

być właścicielem kasy,
posiadać dowód zapłaty pełnej należności za kasę,
stosować kasę zakupioną w okresie ważności potwierdzenia Ministra Finansów o spełnieniu przez ten typ kas kryteriów i warunków technicznych,
dokonać do naczelnika urzędu skarbowego przed rozpoczęciem ewidencjonowania zgłoszenia o ilości i miejscach instalacji kas,
w ciągu 7 dni od dnia fiskalizacji kas powiadomić o tym fakcie urząd skarbowy,
użytkować kasy zgodnie z wymaganiami zawartymi w przepisach.

Jeżeli podatnik zaprzestanie użytkowania kasy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania (m.in. z powodu zaprzestania działalności, otwarcia likwidacji firmy, ogłoszenia upadłości, sprzedaży przedsiębiorstwa, dokona odliczenia z naruszeniem warunków jego otrzymania) obowiązany jest do zwrotu kwot uzyskanych z tego tytułu. Należy pamiętać, że zwrot przysługuje wyłącznie podatnikom, którzy rozpoczynają ewidencjonowanie (i to we właściwych terminach) oraz spełnili wszystkie inne wymagane przepisami warunki. Należy również pamiętać, że warto jest uwzględnić w zgłaszanej ilości kas również kasy rezerwowe.