Wczytuję dane...

Zakup kasy fiskalnej – prosta trudna sprawa

Pani Teresa opowiada o całym przebiegu zakupu urządzenia rejestrującego: O konieczności zakupu kasy dowiedziałam się dopiero w styczniu, kiedy ustawa dotycząca urządzeń fiskalnych już była obowiązująca. Urząd Skarbowy w żaden sposób nie powiadomił nas o konieczności zakupu urządzenia fiskalnego. Gdyby nie moja księgowa, która przekazała mi informację o konieczności zakupu kasy rejestrującej, nie dotrzymałabym właściwych terminów i nie miałabym szansy na otrzymanie zwrotu 90 % wartości ceny urządzenia.



Procedura zakupu kasy fiskalnej  

Standardowa procedura zakupu kasy rejestrującej nie jest tak prosta jak mogłoby się z pozoru wydawać. Najpierw należy dokonać przemyślnego wyboru urządzenia fiskalnego. Ważne jest odpowiednie dopasowanie urządzenia do obecnych i przyszłych potrzeb danej działalności. Następnie, na co najmniej jeden dzień przed rozpoczęciem ewidencji (fiskalizacji), należy złożyć do Naczelnika Urzędu Skarbowego zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania. Pismo niniejsze powinno zawierać dokładną liczbę zgłaszanych do fiskalizacji urządzeń oraz ich miejsce instalacji. Kolejnym krokiem jest nieodwracalne uaktywnienie pamięci fiskalnej (zafiskalizowanie urządzenia). Operację taka przeprowadza uprawniony do tego pracownik serwisu. Ostatnią czynnością jest zgłoszenie urządzenia fiskalnego do Urzędu Skarbowego w ciągu siedmiu dni od fiskalizacji. Urząd nadaje numer ewidencyjny urządzenia i pisemnie powiadamia o tym podatnika.



W moim przypadku pierwszym krokiem były rozmowy z innymi osobami zajmującymi się handlem kwiatami przy Hali Mirowskiej. Ustaliliśmy, że najrozsądniej będzie zamówić urządzenia w jednej firmie, zajmującej się ich sprzedażą i serwisowaniem. Doszliśmy do wniosku, że takie rozwiązanie to same plusy dla nas wszystkich. Po pierwsze wszystkie sprawy związane ze szkoleniem, fiskalizacją i zainstalowaniem urządzenia odbędą się jednego dnia. Po drugie na okresowy, wymagany przepisami przegląd okresowy umówimy się z serwisantem grupowo (zrobi to jedna osoba), a nie każdy pojedynczo i to też odbędzie się w jednym dniu, wiec nikt o nim nie zapomni. Poza tym ważnym czynnikiem była cena – przy zakupie dużej ilości kas mogliśmy wynegocjować lepsze warunki finansowe. Bardzo ważne dla nas było to, żeby znaleźć firmę, która wszystko dokładnie nam wytłumaczy i w pełni zaopiekuje się nami podczas całego procesu zakupu, a potem użytkowania kasy. Po przeszukaniu Internetu znaleźliśmy tę, u której zakupiliśmy kasy. Panowie zajęli się naszą sprawą bardzo konkretnie i rzeczowo. Wytłumaczyli jak wygląda procedura zgłaszania urządzenia do Urzędu Skarbowego, żeby otrzymać zwrot 700 zł od ceny zakupionej kasy.



Kolejnym etapem zakupu kasy było szkolenie. Przyjechał do nas serwisant, który je przeprowadził. Dobrane przez firmę urządzenie okazało się bardzo proste w obsłudze – szkolenie każdej z osób trwało około 15 min. Jedynym minusem kasy, którą zakupiliśmy, jest niewielka klawiatura, co powoduje, że przy zmarzniętych palcach możemy błędnie nabijać kwoty np. 600 zamiast 60, a to z kolei będzie nas obligowało do wycofywania pozycji z paragonu lub jego całkowitego anulowania – opowiada Pani Teresa.



Wybór urządzenia



Wybór urządzenia fiskalnego nie jest sprawą prostą. Gama kas i drukarek fiskalnych dostępnych na rynku jest ogromna. Od najtańszych i najmniejszych po bardzo rozbudowane urządzenia. Przy ich wyborze należy sobie zdać sprawę, że urządzenie fiskalne powinno wspomagać działalność, a nie utrudniać życie.



Pani Bonisławska opowiada: Kasa została wybrana ze względu na warunki w jakich będzie pracowała, niewielkie rozmiary oraz mobilność (na tak małej powierzchni sprzedażowej nie ma możliwości przygotowania dodatkowego miejsca na ladę i kasę stacjonarną). Najbardziej odpowiadała nam kasa przenośna z dwiema rolkami – Posnet Mobile. Kasa jest mała, ma dodatkowy pokrowiec ochronny i nie będzie problemu z zabraniem jej do domu. W przypadku naszej działalności nie możemy zostawiać kasy na noc w namiocie, bo mimo ochrony, zdarzają się włamania. Mimo tego, że urządzenie jest bardzo sprawne, to wprowadzenie obowiązku stosowania kasy fiskalnej przy sprzedaży kwiatów jest dla nas ogromnym utrudnieniem.



Obowiązek przetrzymywania paragonów przez 5 lat



Zgodnie z ustawą o VAT podatnicy muszą przechowywać ewidencję prowadzoną dla celów rozliczenia VAT co do zasady przez pięć lat - licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Według Ministerstwa Finansów stosowanie pięcioletniego okresu przechowywania dokumentów kasowych jest istotne z punktu widzenia zapewnienia kontroli rozliczeń VAT.



Pani Teresa: Dla nas konieczność przetrzymywania paragonów przez 5 lat nie stanowi problemu. Po pierwsze, rolki do kasy fiskalnej Posnet Mobile są bardzo małe i nie zajmują dużo miejsca (zmieszczą się w kartonie po butach), po drugie i tak musimy trzymać w domu dokumenty ZUS-owskie i deklaracje.



Co ze spóźnialskimi?



Co z tymi, którzy nie byli na tyle zapobiegawczy, by kupić urządzenie fiskalne wcześniej i w lutym mieli z tym problem?



Na to pytanie odpowiada pani Ewa Szkodzińska z Izby Skarbowej w Warszawie. Zgodnie z przepisem art. 48 par.1 ustawy z dnia 29.08.1997r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012r., poz.749 z późn.zm.), organ podatkowy na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym może odraczać terminy przewidziane w przepisach prawa podatkowego, a więc m.in. terminy do rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Instytucja odroczenia terminu została jednak ograniczona wyłącznie do przypadków, gdy jest to uzasadnione ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym. Należy również wskazać, że odroczenie terminów przewidzianych w przepisach prawa podatkowego, może mieć miejsce wyłącznie w odniesieniu do terminów, które jeszcze nie upłynęły. Rozpatrując ewentualne wnioski o odraczanie terminu rozpoczęcia ewidencji obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej organy podatkowe będą brały pod uwagę powyższe uwarunkowania prawne jak również przesłanki obiektywne: wiedza podatnika o przekroczeniu limitu obrotów uprawniającego do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania i czas jaki posiadał aby przygotować się do wypełnienia tego obowiązku, obiektywne przeszkody jakie napotyka podatnik chcący wypełnić ten obowiązek (np. brak na rynku kas fiskalnych odpowiednich dla jego profilu działalności). Należy zaznaczyć, że każdy wniosek o odroczenie terminu ma charakter indywidualny i podlega indywidualnemu rozpatrzeniu. Nie jest możliwe stwierdzenie, że co do zasady organy podatkowe będą odraczały termin instalacji kas fiskalnych zawsze, gdy podatnik się o to zwróci.